Archiv der Kategorie: Erschließung

Übersicht über die Findmittel des Stadtarchivs Schwäbisch Gmünd online

Ab sofort haben wir ein neues Feature freigeschaltet, das eine Übersicht über die Findmittel des Stadtarchivs Schwäbisch Gmünds sowie die online bereits veröffentlichten Digitalisate aus den einzelnen Beständen bietet. Die mehr als 100 Findmittel sind als PDF-Dokumente implementiert, sodass Sie mit wenigen Klicks Ihre Recherchen durchführen können. Neu erarbeitete Findmittel und weitere Digitalisate aus unseren Beständen werden wir an dieser Stelle regelmäßig ergänzen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir vor Ort noch weitere Findmittel bzw. Datenbanken haben, die bislang noch nicht online angeboten werden können.

Mit diesem neuen Service wollen wir die Zeit überbrücken, bis unsere Erschließungsdatensätze in einer geeigneten Online-Datenbank auch bestandsübergreifend recherchiert werden können.

Sie erreichen die Übersicht zu unseren Findmitteln unter folgendem Link: https://ostalbum.hypotheses.org/stadtarchiv-schwaebisch-gmuend-findmittel-und-digitalisierte-bestaende

Alternativ können Sie auch über das Menü navigieren:

In der oberen Menüleiste finden Sie ab sofort den neuen Reiter „GD: Findmittel und digitalisierte Bestände“.

Schallmauer erreicht: 100.000 Verzeichnungseinheiten in der Datenbank des Stadtarchivs Schwäbisch Gmünd

Das Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd wird in diesen Tagen die 100.000ste Verzeichnungseinheit (im Folgenden: VE) in seinem Archivinformationssystem erfassen, womit eine veritable Schallmauer durchbrochen wird. Aus diesem Anlass soll es daher in diesem Beitrag um die Entwicklung des Erschließungsstands gehen, wobei der Schwerpunkt auf den letzten Jahren liegen wird.

Damit Archiv- und Sammlungsgut überhaupt sinnvoll genutzt werden kann, ist es zunächst einmal notwendig, den Inhalt der Unterlagen Bestand für Bestand anhand formalisierter Kriterien zu erfassen. Die Ergebnisse dieser Erfassung bzw. Erschließung werden anschließend in Form von Findmitteln oder seit einigen Jahren verstärkt als durchsuchbare Datenbanken Dritten zur Verfügung gestellt, sofern die vom Landesarchivgesetz (das „Gesetz über die Pflege und Nutzung von Archivgut (Landesarchivgesetz – LArchG)“ finden Sie hier als PDF) vorgegebenen Schutz- und Sperrfristen dies zulassen. Erfolgt die Bereitstellung dieser Informationen online, kann jeder Interessierte bereits vor seinem eigentlichen Archivbesuch prüfen, ob die gesuchten Informationen überhaupt anhand der im Archiv vorhandenen Unterlagen ermittelt werden können.

Derzeit wird geprüft, wie wir unsere vorhandenen Erschließungsinformationen Dritten besser zugänglich machen können. Im Rahmen übergreifender Archivportale wie etwa dem Archivportal-D können archivübergreifend die Erschließungsdaten aller beteiligten Einrichtungen mit nur einer einzigen Abfrage durchsucht werden, wodurch etwa abgelegenere Stücke leichter ermittelt werden können. Im Zuge der archivischen Erschließung werden ferner Signaturen vergeben, die als eindeutige Identifikatoren auch noch in Jahrzehnten das zügige Wiederfinden eines bestimmten Archivales sicherstellen.

Startseite des Archivportal-D, das archiv- und spartenübergreifende Recherchen in erschlossenem Archivgut ermöglicht (zur Homepage gelangen Sie hier).

Im Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd wurde erstmals im Jahr 2015 ein Archivinformationssystem eingeführt, dessen Produktname der griechischen Mythologie entnommen ist und die Herkulesaufgabe der archivischen Erschließung verdeutlicht (AUGIAS). Zuvor war bereits einige Jahre lang eine nicht für die archivischen Fachaufgaben entwickelte Datenbank im Einsatz, doch die inhaltliche Güte der hierin erfassten VE schwankte stark, weshalb diese Datensätze nur in Teilen über eine Schnittstelle in das neue Fachverfahren importiert werden konnten; zudem mussten selbst diese Importe aufwendig nachbereitet werden.

Zum 8. Dezember 2015, also genau heute vor fünf Jahren, wurde erstmals eine Gesamtstatistik zum Umfang der im Archivinformationssystem vorhandenen VE generiert: Demnach waren in 78 Beständen 27.845 VE vorhanden und digital recherchierbar, wobei der weitaus größte Teil dieser VE aus noch unbereinigten Importen der alten Datenbank bestand. Durch die Weiterentwicklung der Beständetektonik und fortschreitende Erschließungsarbeiten wurden zum 22. August 2018 insgesamt 34.097 VE und am 30. Juli 2019 bereits 40.295 VE in mehr als 220 Beständen gezählt. In den folgenden Monaten stieg die Anzahl der vorhandenen VE nochmals kräftig an: nachdem im Dezember 2019 noch 50.000 VE erreicht wurden, waren es im Mai 2020 bereits 60.000 VE, im Juli 2020 schon 70.000 VE und im Oktober 2020 schließlich 80.000 VE. Seither kamen rund 20.000 weitere VE hinzu, sodass unsere Statistik heute mit Stand zum 8. Dezember 2020 genau 99.144 VE in 373 Beständen ausweist.

Entwicklung des Erschließungsstands im Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd, 2015-2020 (Tabelle). Stand 08.12.2020.

Oder anders gesagt: Innerhalb von nur fünf Jahren zwischen 2015-2020 haben wir die Anzahl der vorhandenen Erschließungsinformationen fast vervierfacht! Betrachtet man lediglich die Entwicklung der letzten 18 Monate seit Juli 2019, so beträgt der Zuwachs sogar fast 60.000 VE und damit rund zwei Drittel aller heute digital verfügbaren Erschließungsdaten des Gmünder Stadtarchivs.

Entwicklung des Erschließungsstands im Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd, 2015-2020 (Grafik). Stand: 08.12.2020.

Wie war es nun möglich, innerhalb von nur 18 Monaten die vorhandenen 40.000 VE auf 100.000 VE zu steigern? Dazu waren vor allem zwei Faktoren ausschlaggebend:

1.) Personaleinsatz: Zwischen Sommer 2019 und Sommer 2020 konnte das Stadtarchiv zwei zusätzliche Mitarbeiter einsetzen, die für neun Monate zu 100 % bzw. für zwölf Monate zu 50 % beschäftigt waren. Diese zusätzlichen Kräfte wurden fast ausschließlich für die Fachaufgaben Bestandserhaltung (insb. Verpackungsmaßnahmen) und Erschließung (inkl. Vergabe von Signaturen) eingesetzt. Als zu erschließende Unterlagen wurden dabei Bestände mit recht unkompliziertem Archivgut ausgewählt, also sog. Massenakten oder Bandserien, die sehr flach, zügig und gleichförmig in der Datenbank erfasst werden können. Ferner wurde auch die zu Bänden gebundene Zeitungsüberlieferung sowie die Protokollbände des Gemeinderats und seiner Ausschüsse erstmals durchsigniert und im Archivinformationssystem erfasst. Darüber hinaus wurden auch durch den coronabedingten Rückgang der Benutzertage zusätzliche Kapazitäten frei, die zum Abbau der Erschließungsrückstände genutzt wurden. Positiv wirkte sich zudem die tatkräftige Mitarbeit ehrenamtlicher Kräfte aus, die sich im Bereich der Erschließung nachhaltig einbrachten.

2.) Flache Erschließung audio-visueller Überlieferungen: Das Gros der in den letzten 18 Monaten neu erarbeiteten VE geht jedoch auf Bestände mit historischen Fotografien zurück, die nunmehr erstmals durchsigniert und inhaltlich flach erschlossen in AUGIAS eingetragen wurden. „Flach“ bedeutet hierbei, dass Fotografien mit ähnlichen Motiven unter dem gleichen Titel erfasst wurden, ohne jedoch auf die einzelnen Abweichungen zwischen den Aufnahmen einzugehen. Dazu nur ein Beispiel: Der Bestand E02: Sammlung Seitz besteht aus rund 5.000 historischen Fotos zur Altstadt von Schwäbisch Gmünd, wobei sich die Fotografien aus unterschiedlichen Provenienzen zusammensetzen und nach sachthematischer Ordnung in einzelnen Boxen untergebracht sind. Nachdem dieser Bestand vollständig signiert worden war (dabei wurde auf jedem Foto das Bestandskürzel „E02“ sowie eine fortlaufende Nummer aufgeschrieben), konnte auf jeder thematischen Box die Nummernfolge der in ihr enthaltenen Fotos notiert werden. Zugleich wurden direkt am Bestand im Magazin die Nummernfolgen jeder Box in einer Überblickstabelle vermerkt. In einem abschließenden Schritt erfolgte auf Grundlage dieser Überblickstabelle die Eintragung in das Archivinformationssystem, wobei für die Titelaufnahme die sachthematischen Betreffe der Boxen genutzt wurden.

Blick in das Archivinformationssystem des Stadtarchivs Schwäbisch Gmünd. Links die Beständetektonik, rechts detaillierte Informationen zum Best. E02.

Zukünftig können – sofern dies zeitlich und personell möglich ist – diese flachen Erschließungsdatensätze weiter verfeinert werden, etwa dadurch, dass die abgebildeten Perspektiven, Details oder Personen nachträglich im Enthält-Vermerk detaillierter erfasst werden. Vielleicht sind hierzu in einigen Jahren auch automatisierte Verfahren denkbar, die auf Künstlicher Intelligenz beruhen; erste konkrete Verfahren werden aktuell von den Kolleginnen und Kollegen im Stadtarchiv Heilbronn entwickelt. Oder die lediglich flach erschlossenenen A/V-Bestände werden als Digitalisate online bereitgestellt und durch die Beteiligung von historisch interessierten Bürgerinnen und Bürgern tiefer erschlossen; vor wenigen Tagen konnten wir aufgrund des Hinweises einer Bürgerin ein in Wikimedia Commons eingestelltes Foto mit unbekannter Häuserzeile identifizieren. Es handelt sich dabei das Foto mit der Signatur Best. E06 Nr. 779, dessen Motiv als Ledergasse 15 identifiziert wurde (Protokoll zur Berichtigung der Metadaten). Online zugänglich sind aktuell rund 1.000 historische Fotografien aus dem Nachlass des Gmünder Fotografen Karl-Otto Lang (klicken Sie bitte hier).

Durch den Hinweis einer Bürgerin konnte das bislang unbekannte Motiv als Ledergasse 15 identifiziert werden. Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd, Bestand E06 Nr. 779. Wikimedia Commons.

Bei den bislang ebenfalls erst flach erschlossenen Protokollbänden des Gemeinderats und seiner Ausschüsse ist die nachträgliche Erfassung der einzelnen Sitzungsbeschlüsse vorgesehen, wodurch ein immenser Mehrwert für Recherchen erreicht wird.1 Für die Gemeinderatsprotokolle der NS-Zeit ist dies bereits erfolgt: Neben der flachen Titelaufnahme „Gemeinderatsprotokoll 1940“ wurden nachträglich die Verhandlungsgegenstände der einzelnen Sitzungen im Enthält-Vermerk erfasst, chronologisch nach den Sitzungsdaten geordnet und jeweils mit der entsprechenden §-Nummer der Vorlage versehen:

Erschließung des Gemeinderatsprotokolls der Stadt Schwäbisch Gmünd zum Jahr 1940. Links sehen Sie das Feld „Titel“, welches lediglich „Gemeinderatsprotokoll 1940“ anführt, oben links den Bestand „A11 Gemeinderatsprotokolle“ und oben mittig die gültige Signatur des Bandes („Bd. 130“). Nachträglich ergänzt wurden im Feld „Enthält“ unten rechts die Verhandlungsgegenstände der einzelnen Sitzungen. Durch diese nachträgliche Erfassung konnte aus einer flachen Erschließung eine tiefe Erschließung gemacht werden.

Mit 100.000 VE haben wir zwar nun einen echten Meilenstein im Bereich der Erschließung erreicht, der noch vor wenigen Jahren so nicht abzusehen war. Doch fertig sind wir noch lange nicht: aktuell sind erst rd. 15-20 Prozent unserer Gesamtbestände signiert und in der Datenbank erschlossen, während die große Masse unseres Archiv- und Sammlungsguts noch unbearbeitet ist. Über die systematische Fortführung der Erschließungsarbeiten hinaus, wird für uns die Verfügbarmachung der Erschließungsinformationen im Internet als nächster Meilenstein für 2021/22 angestrebt, idealerweise direkt verknüpft mit Digitalisaten der Vorlagen, was die Benutzung unserer Bestände weiter vereinfachen würde.

  1. Bislang haben wir für unsere digitale Schriftenreihe „Quellen aus dem Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd. Digitale Editionen“ bereits verschiedene Protokollserien entsprechend aufgearbeitet und die Ergebnisse veröffentlicht: (1.) David Schnur (Bearb.): Niederschriften über die Verhandlungen des Gemeinderates und die Beratungen mit den Ratsherren in der Stadt Schwäbisch Gmünd 1933–1945. Summarisches Verzeichnis (Quellen aus dem Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd. Digitale Editionen 3), Schwäbisch Gmünd 2019 (online); (2.) David Schnur (Bearb.): Die Verfügungen des Oberbürgermeisters der Stadt Schwäbisch Gmünd 1939–1945. Summarisches Verzeichnis (Quellen aus dem Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd. Digitale Editionen 4), Schwäbisch Gmünd 2019 (online); (3.) David Schnur und Nico Sitges (Bearb.): Niederschriften über die Verhandlungen des Gemeinderats der Stadt Schwäbisch Gmünd 1945–1959. Summarisches Verzeichnis (Quellen aus dem Stadtarchiv Schwäbisch Gmünd. Digitale Editionen 5), Schwäbisch Gmünd 2020 (online). []